Peranan Pengawasan dalam Proses untuk mengendalikan tingkat Produktivitas dan Efektivitas pekerjaan

Didalam kondisi persaingan yang makin ketat, maka kita harus mulai meningkatkan fungsi pengawasan yang intensif kedalam proses agar kita dapat mengendalikan setiap proses untuk menghasilkan sesuatu yang maksimal.

Tidak bisa dipungkiri saat ini kita masih ketinggalan dalam produktivitas kerja karyawan, para karyawan kitapun belum terbiasa bekerja secara sistematis dan efektif. Hal ini dikarenakan pengawasan yang dilakukan belum menyentuh ke dalam hal – hal yang paling dibutuhkan guna memperbaiki kualitas kerja yang diharapkan.

Pengawasan yang dibutuhkan saat ini bukan saja hanya pada kehadiran karyawan di hadapan para pengawas dan mengerjakan segala pekerjaan secara rutin, tetapi bagaimana para karyawan bekerja selama dalam jam kerja.

Peningkatan Produktivitas, efektivitas kerja ditentukan oleh kemampuan para pengawas/ supervisor dilapangan dalam menjalin suasana hubungan yang baik dan mampu mengembangkan kepemimpinan dalam tim secara baik.

Masalah yang sering terjadi dalam suatu line produksi, biasanya adalah : Tidak produktif, banyak waktu hilang karena : ketidak hadiran karyawan, banyak karyawan tidak menggunakan waktu efektif mereka dalam jam kerja, kesalahan metode pengerjaan sehingga mereka bekerja tidak sistematis, Memproduksi barang yang tidak sesuai sehingga efektifitas kerja berkurang, tidak effisien dalam proses kerja, kurang berfungsinya bagian perawatan mesin sehingga mesin produksi yang digunakan kerap menjadi masalah.  Tentu saja keadaan seperti ini dapat mengurangi daya saing perusahaan secara keseluruhan. Oleh sebab itu perlu dikembangkan sistem pengawasan yang mampu mengurangi faktor – faktor yang menjadi penyebab melemahnya daya saing perusahaan.

Seorang Pembalap akan memperhatikan berapa waktu yang ditempuh dalam setiap lap, dan dia pun harus mengetahui waktu tempuh para kompetitornya, apa bila tertinggal dia harus tahu berapa lama waktu tertinggalnya. Apa bila dia ingin memenangkan pertandingan, maka dia harus memperbaiki waktu tempuh di lap lap berikutnya. Tetapi tentu saja dia tidak boleh membuat kesalahan, karena bila dia melakukan kesalahan, bisa saja dia terjatuh, bahkan tidak bisa melanjutkan pertandingan. Jadi mengejar Target waktu tempuh harus dilakukan tanpa mengurangi kehati hatian dalam kerja supaya efektivitas tetap terjaga.

Di Bagian produksipun harus dilakukan hal yang sama pengawasan yang dilakukan harus selalu di pantau mulai dari jam pertama sampai jam terakhir, apabila terjadi kekuranga pencapaian target maka harus diberitahukan pada karyawan yang bersangkutan supaya dia bisa memperbaiki di jam berikutnya. Tetapi tentu saja harus tetap memperhatikan standar mutu, karena bila dia membuat cacat ,waktu kerja mereka menjadi tidak efektif, karena setiap cacat tersebut harus tetap diperbaiki.

Untuk berjalannya proses kerja yang efektif maka kita harus mampu menekan bahkan menghilangkan faktor faktor penyebab ketidak sesuaian ( cacat ). Kaoru Ishikawa mengembangkan suatu sistem Analisa yang disebut Metode Tulang ikan ( Fish bone diagram/ Ishikawa diagram ). Apabila terjadi suatu masalah atau ketidak sesuaian maka kita harus mencari penyebab ketidak sesuaian tersebut, dan mencari solusi masalah tersebut.

Untuk menekan dan bahkan menghilangkan faktor – faktor penyebab ketidak sesuaian dalam proses diperlukan, sistem pendataan yang akurat bukan saja pada data produktivitas tetapi pengamatan orang – perorang dalam tim, bagaimana mereka bekerja, apa hasil yang mereka bisa buat.

Untuk mencapai hasil maksimal dalam proses maka setiap pengawas harus mampu, mendeskrisikan terlebih dahulu standar – standar mutu yang akan dicapai, bagaimana metode/ sistematis kerja atau tahap tahap kerja guna mencapai standar mutu tersebut, Selain itu untuk menghilangkan faktor – faktor ‘human error’ tetap dilakukan pengamatan kepada orang per orang selama mereka melaksanakan proses, dan memeriksa secara acak, hasil yang dikeluarkan oleh mereka.

Untuk menjaga kontinuitas perbaikan dalam proses, dan perbaikan secara terus menerus, pengawaspun harus mampu menjadi seorang pemimpin yang efektif. Seorang Pemimpin harus mampu mengembangkan 13 Peran Pemimpin yang Efektif.

Dengan Kepemimpinan yang baik maka akan terbangun Tim yang Sinergis, yang tentu saja akan sangat baik bagi perbaikan mekanisme kerja dan hasil secara keseluruhan. Dengan sendirinya hal ini akan meningkatkan perbaikan kondisi perusahaan secara keseluruhan dan menambah daya saing perusahaan.